Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Noch offen: Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der Verantwortlichen im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dieselben Angaben wie im Impressum.

Eine Datenschutzbeauftragte ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen von Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG liegen nach heutigem Stand nicht vor. Ob das so bleibt, prüfen wir vor dem Start der Beta erneut. Fragen zum Datenschutz gehen an die Adresse oben.

2. Was wir verarbeiten und wozu

Rudelbüro verarbeitet nur, was für den Betrieb der Anwendung nötig ist. Es gibt keine Werbeprofile, keinen Verkauf von Daten und keine Weitergabe an Dritte außer den unten genannten Dienstleistern.

Konto

E-Mail-Adresse, ein Hash deines Passworts und der Zeitpunkt der Bestätigung. Zweck: Anmeldung und Zuordnung deiner Daten. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des Nutzungsverhältnisses.

Sitzungen

Zu jeder Anmeldung speichern wir den Zeitpunkt, die Gültigkeitsdauer, die IP-Adresse und die Browserkennung des Geräts, von dem aus du dich angemeldet hast. Zweck: dich angemeldet halten und eine fremde Anmeldung erkennen können. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang.

Profil

Anzeigename, deine Ziele aus dem Einstieg und der Fortschritt darin. Zweck: die Anwendung auf deine Lage einstellen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Betriebsdaten

Firmenname, Inhaberin, Anschrift, Kontakt, Gruppengröße und weitere Angaben, die du für deine Verträge und Briefe hinterlegst. Zweck: Vorlagen und Briefe mit deinen Angaben füllen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Szenarien

Deine Eingaben im Rechner, das Ergebnis und die Varianten, die du daraus baust. Zweck: rechnen, speichern und vergleichen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Lernfortschritt

Welche Lektionen du geöffnet hast, deine Quizversuche mit den gewählten Antworten und der Stand deiner Behörden-Checkliste. Zweck: dir zeigen, wo du stehst. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Vorlagen-Instanzen

Die Werte, die du in eine Vertragsvorlage einträgst, und die Briefe, die ein Leitfaden erzeugt hat. Darin stehen in aller Regel auch Angaben deiner Kundinnen, also Daten Dritter. Zweck: Dokumente füllen, speichern und drucken. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für unser Verhältnis zu dir. Für die Daten Dritter gilt der nächste Abschnitt.

Warteliste

Angaben zu Interessentinnen, die du selbst einträgst, also Name, Kontakt, Hund und Passung. Das sind Daten Dritter. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Technische Protokolle

Zeitpunkt und Ergebnis von Anmeldeversuchen und Code-Einlösungen, gespeichert als Hash ohne Klarwert. Zweck: Missbrauch bremsen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Zugang.

Betriebsprotokolle

Der Server schreibt technische Meldungen mit, etwa dass eine Anmeldung abgelehnt wurde oder eine Mail nicht rausging. In einer Zeile stehen der Zeitpunkt, das betroffene Modul, eine Kennung des Aufrufs und, solange du angemeldet bist, ein Kürzel statt deiner Kennung. E-Mail-Adresse, Passwort, Codes und IP-Adresse werden vor dem Schreiben herausgefiltert. Zweck: Störungen finden und den Betrieb überwachen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer laufenden Anwendung.

Pseudonyme Messung

Ereignisse wie Registrierung, Freischaltung oder erzeugtes PDF, ohne deine Kennung im Klartext. Mehr dazu weiter unten.

3. Daten deiner Kundinnen in Warteliste und Vorlagen

In der Warteliste und in ausgefüllten Vorlagen stehen Angaben zu Menschen, die dich angefragt haben oder bei dir buchen. Für diese Daten bist du die Verantwortliche, nicht wir. Wir verarbeiten sie ausschließlich, um sie für dich zu speichern und dir wieder anzuzeigen.

Daraus folgen zwei Dinge. Du informierst die Betroffenen selbst nach Art. 14 DSGVO und du entscheidest, wie lange ein Eintrag oder ein Dokument steht.

Noch offen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO: wird vor dem Start der Beta bereitgestellt, anwaltlich zu erstellen. Solange es ihn nicht gibt, fehlt für diese Verarbeitung die vertragliche Grundlage.

Trag in der Warteliste und in den Vorlagen nur ein, was du für die Anfrage oder den Vertrag brauchst. Gesundheitsangaben, Angaben zu Kindern oder freie Notizen über Personen gehören nicht dorthin.

4. Wenn du uns schreibst

Auf der Startseite steht eine Adresse, an die du uns schreiben kannst, wenn du ohne Code auf unsere Warteliste für die Beta willst. Das ist unsere eigene Liste und hat mit deiner Warteliste in der Anwendung nichts zu tun.

Wir verarbeiten dann deine Adresse und das, was du schreibst, um zu antworten und dir einen Code zu schicken. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Anbahnung des Nutzungsverhältnisses und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für alles darüber hinaus. Wir löschen die Nachricht, sobald sie erledigt ist und kein Grund mehr besteht, sie aufzubewahren.

5. Pseudonyme Messung der Nutzung

Wir zählen, wie oft bestimmte Schritte passieren, damit wir sehen, ob das Produkt trägt. Gezählt werden Registrierung, Bestätigung der Adresse, Freischaltung per Code, Anmeldung, fertige Szenarien und erzeugte PDF-Dateien.

Gespeichert wird nur der Name des Ereignisses, der Zeitpunkt und ein Kürzel. Das Kürzel entsteht aus deiner Kennung über eine Einwegfunktion mit einem geheimen Schlüssel. Es lässt sich nicht zurückrechnen und wer den Schlüssel wechselt, trennt die alten Zeilen dauerhaft von der Person.

Der Schnellcheck auf der Startseite braucht kein Konto. Dort zählen wir zwei Ereignisse, den Start und das fertige Ergebnis, ohne Kürzel und ohne Bezug zu einer Person. Damit wiederholte Aufrufe die Zahlen nicht verfälschen, zählen wir je Internetadresse höchstens 60 solcher Ereignisse pro Stunde. Für diesen Zähler wird die Adresse mit derselben Einwegfunktion in ein Kürzel verwandelt, die Adresse selbst wird nicht gespeichert. Der Zählerstand wird nach 24 Stunden gelöscht.

In diesen Zeilen stehen kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse, kein Freitext und keine Zahl aus dem Rechner. Es gibt keine Cookies dafür und keinen Dienst außerhalb dieses Servers.

Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Frage, ob die Beta funktioniert. Dein Interesse wiegt hier leicht, weil kein Klarwert gespeichert wird. Du kannst der Messung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

6. Cookies und externe Dienste

Rudelbüro setzt genau ein Cookie, das der Anmeldung. Ohne dieses Cookie kannst du dich nicht anmelden, deshalb ist es technisch erforderlich und braucht keine Einwilligung, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Es gibt keine Analyse-Cookies, keine Werbe-Cookies und kein Einwilligungsbanner, weil nichts eingewilligt werden muss.

• Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Es wird nichts von Google Fonts oder einem anderen Netz geladen.
• Es sind keine Karten, Videos, Social-Media-Schaltflächen oder Chat-Fenster Dritter eingebunden.
• Es läuft kein Analysewerkzeug wie Google Analytics, Matomo oder ein Pixel.
• Der Browser darf laut unserer Sicherheitsrichtlinie überhaupt nichts von fremden Adressen laden.

7. Wer die Daten sonst noch sieht

Die Anwendung läuft auf gemieteten Servern und der Versand der Bestätigungsmails läuft über einen Mailanbieter. Beide verarbeiten Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

Noch offen: Name, Anschrift und Serverstandort des Hosters sowie Name und Anschrift des Mailanbieters. Falls einer davon außerhalb der EU verarbeitet, zusätzlich die Grundlage des Transfers nach Kapitel V DSGVO.

Darüber hinaus geben wir nichts weiter. Eine Behörde bekommt Daten nur, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind.

8. Wie lange wir speichern

Konto und alles daran

Bis du dein Konto löschst. Mit dem Konto verschwinden Profil, Betriebsdaten, Szenarien, Lernfortschritt, Vorlagen-Instanzen, Briefe, Warteliste und Freischaltungen.

Nachweis einer Code-Einlösung

Bleibt auch nach der Kontolöschung bestehen, aber ohne Bezug zu dir: die Kennung wird entfernt, es bleibt ein nicht rückrechenbarer Hash. Das ist nötig, damit ein Code nicht zweimal eingelöst werden kann.

Verwaltungsprotokoll

Einträge über Freischaltungen und Sperrungen bleiben, die Kennung der handelnden Person wird bei einer Kontolöschung entfernt.

Pseudonyme Messung

12 Monate ab dem Ereignis, dann werden die Zeilen gelöscht.

Technische Protokolle

24 Stunden.

Sitzungen

Eine Sitzung läuft 30 Tage nach der letzten Nutzung ab. Mit der Löschung deines Kontos verschwindet sie mitsamt IP-Adresse und Browserkennung.

Betriebsprotokolle

Die Protokolldateien laufen rollierend. Je Dienst stehen höchstens rund 50 Megabyte, ältere Zeilen werden dabei überschrieben. In der Regel reicht das wenige Wochen zurück.

Sicherungskopien

Wir sichern die Datenbank täglich. Die älteste Sicherung ist bis zu 6 Monate alt, deshalb kann eine gelöschte Zeile so lange noch in einer Sicherung stehen. Zurückgespielt wird nur im Notfall.

Bestätigungs- und Rücksetzlinks

Eine Stunde. Danach ist der Link wertlos und wird aufgeräumt.

Dein Konto löschst du selbst unter Ich und Konto. Wir fragen dabei nach deinem Passwort, damit niemand anders es tut.

9. Deine Rechte

• Auskunft darüber, was wir über dich gespeichert haben, Art. 15 DSGVO.
• Berichtigung falscher Angaben, Art. 16 DSGVO.
• Löschung, Art. 17 DSGVO.
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO.
• Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format, Art. 20 DSGVO.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Art. 21 DSGVO.

Für all das genügt eine Mail an die Adresse oben. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, Art. 77 DSGVO.

Noch offen: Name und Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde. Zuständig ist die Behörde des Bundeslandes, in dem die Verantwortliche ihren Sitz hat.

10. Ob du Daten liefern musst

E-Mail-Adresse und Passwort brauchen wir, sonst entsteht kein Konto. Alles andere ist freiwillig und ohne diese Angaben rechnet der Rechner nur weniger genau oder eine Vorlage bleibt an einer Stelle leer.

Es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Der Rechner rechnet, das Urteil ist eine Einschätzung, entschieden wird nichts über dich.

11. Änderungen

Wenn sich die Verarbeitung ändert, ändern wir diese Erklärung. Bei einer wesentlichen Änderung sagen wir es dir vorher per Mail.